Phần mềm Quản lý văn bản  cung cấp các phương tiện cho phép quản lý tốt mọi loại tài liệu trong các hoạt động hành chính, các hồ sơ vụ việc để có thể tra cứu theo các tiêu chuẩn khác nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng, góp phần hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Tài liệu không chỉ ở dạng văn bản mà có thể là bất kỳ tài liệu nào được Windows hỗ trợ kể cả âm thanh, hình ảnh, bản đồ, phim video, bảng tính.

Điểm mạnh và độc đáo của hệ thống là các công cụ điều hành. Phần mềm được viết trên môi truờng WEB bằng cách giao việc và thu hồi các ý kiến xử lý công việc qua mạng internet, liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc trong các luồng công việc. Phần mềm có thể tích hợp trong môi truờng mạng rộng với khả năng trao đổi văn bản tự động giữa các đơn vị khác nhau (Cơ chế đa cấp, áp dụng cho các đơn vị có nhiều đơn vị cấp dưới). Dễ sử dụng giúp các nhà quản lý bất cứ lúc nào cũng có thể nắm chính xác tiến độ xử lý, nội dung thực hiện công việc và kiểm soát được trách nhiệm cá nhân. Ngoài ra, phần mềm còn có nhắc nhở công việc tự động bằng cơ chế cảnh báo qua các chức năng của chính phần mềm, qua điện thoại di động và qua thư điện tử.

Các chức năng chính của quản lý văn bản – theo dõi chỉ đạo điều hành:

• Quản lý văn bản đến: Bao gồm toàn bộ các văn bản từ ngoài gửi vào đơn vị, các văn bản từ các đơn vị trong cùng hệ thống gửi cho nhau.
• Quản lý văn bản đi: Bao gồm các văn bản được phát hành từ đơn vị có dấu đỏ của đơn vị để chuyển ra ngoài hoặc cho các phòng ban thuộc đơn vị.
• Quản lý mẫu văn bản dùng chung: Bao gồm các mẫu văn bản dùng chung tại cơ quan.
• Quản lý hồ sơ giao việc: Bao gồm toàn bộ các văn bản có liên quan đến nhau được phát sinh trong quá trình xử lý một hoặc một số công việc có liên quan phát sinh đột xuất.
• Quản lý văn bản liên thông: Bao gồm các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến đơn vị thông qua trục liên thông của Chính Phủ (Hiện tại đã tích hợp trục văn bản quốc gia 2.0).
• Báo cáo thống kê: Bao gồm toàn bộ các mẫu báo cáo theo quy định của thông tư 01/TT-BNV và các mẫu báo cáo theo yêu cầu của đơn vị triển khai.